HR办员工离职要避开的坑,这4点建议请收好!

2021年03月05日 797次浏览


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离职1年,有没可能:没监视,没打听,却对前东家的一举一动了如指掌?

还别说,这种事真有。
昨天就遇到一网友吐槽:自己离职1年多了,前公司还在群发工作安排的日程邮件。他很好奇,HR啥时候能发现图片……



老实说,这位网友还算良心,特意跑出来友情提醒。
如果碰上“大嘴巴”或新东家恰好是前公司的竞争对手,那就有戏看了。
一部《我不是卧底の前公司自动爆料》可能轰动式上演图片……
本以为这事是小概率。社区一逛,这样的操作,居然还挺多:
有离职好几年,还在公司通讯录的。
有早就离开,还活跃在流程或审批节点里面的。
有已经走人,公司依然不管不顾,坚持每月打钱的。


甚至还有员工已离世,家人注销了工资卡,财务发现到不了帐,着急上火的……


让人目瞪口呆的同时,经不住怀疑:HR是咋了,至于这么神经大条吗?
可能真不是。

虽然HR是大部分公司的群管理员、审批节点设置人、员工花名册管理者、离职证明经办人,但现实可能是:

HR准备更新离职员工信息时,系统崩了;
HR系统和财务系统不打通,这边更新了,那边漏了;
邮箱由其他部门打理,HR通知了,可对方延迟处理了;
临时有事被耽搁了,忙着忙着就忘了……
 
 

当问题一旦爆发,HR作为第一执行人,同时也是第一背锅侠。

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虽说,员工已离职,依然出现在通讯录、审批节点、汇报对象、邮件群组,给在职人员造成不了多大的困扰和不便。
但一个不留神,HR小伙伴就可能踩雷。
最简单的,比如指纹、门禁卡、工牌、钥匙等办公用品的回收工作没做好,出了差错,HR往往百口莫辩。
有小伙伴可能听说过去年南京某商场的神秘失窃案。一个防守严密的商场,被神不知鬼不觉地盗走数千元首饰。一开始大家毫无头绪。
经查才发现是前员工离职后没上交工牌。熟悉地形,又骗过保安,多次入室偷盗。


有鉴于此,该回收的,最好一件不落。
那如果回收时,遇上物品遗失,难以收回,咋办呢?别慌,及时更换门锁门禁,不让潜在风险有冒头的机会就好。
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当然,比起这些,HR更需要留心的是数据资产的回收。
比如公司核心机密、工作日程安排、客户信息等相关的应用账户、邮箱账号、消息群组
遇上博主那样,如果账号信息及内容被恶意利用,轻者可能导致公司战略部署外泄、内部动态曝光、客户被翘单,重者可能损害公司利益和声誉。
因为数据资产的隐秘性和较低的使用门槛,危机来临,可能当事人还蒙在鼓里。
有个网友就曾爆料:有公司专挖竞争对手那里出来的离职人员,借以打探其客户、产品、布局等的虚实。遇上无竞业限制,数据资产还霸气外泄,一碰一个准。而被坑的对手,还不知道咋回事……
说到利用账号牟利,2018年“前字节跳动技术员特卖达人号”的事件就曾刷爆朋友圈。
当时该员工离职前,看到特卖达人号有利可图,就在技术后台给自己设了后门。后来他私下对数据进行修改,“复活”了大批之前的旧账号,并进行倒卖,获利200余万。
看起来是钻了技术的漏洞。其实仔细想想:
如果HR办离职时,能及时移出、清除离职员工原有的档案资料、账号信息,并同步报备给IT管理人员,提醒回收或注销账号,其实完全可以避免上述事故。
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权限资产,也是很多HR办理离职手续时容易忽视的一环。
目前,注册双微、自媒体运营、公司信息认领维护等,在公司没有备用号的情况下,基本绑定的是员工个人身份信息及号码。一旦员工离职没交接好,也是后患无穷。
比如最近小鲸鲸就看到这样一则消息。
一公司某负责新媒体的员工离职。离职时,因HR未过问公众号管理员转让,手机号解绑事宜。后来,该员工疑似登录后台,接了好几笔广告。
东窗事发,公司将该员工告上了法庭。但因为证据不足,还是哑巴吃黄莲花,有苦难言。

类似的案例还有很多。如果不想日后惹上这类麻烦,HR把关的力度和办理离职时的谨慎程度,直接决定这些雷会不会存在。

以上说了很多:

概括起来,其实就提醒HR朋友办离职时做好这4点:

物品回收、档案转出(删除)、社保减员、离职证明。

回收,在于确保重要办公资源的延续性。档案更新,在于及时清理,刷新最新在职信息。

社保减员和离职证明,就更好理解了:即使日后各为其主,最好先撇清关系,也为离职员工走向新岗位铺路。

如果做好了这些,却挨不过系统漏洞这样的“bug”,HR可以考虑换个工具,或建立反馈通道,让大家早监督,早发现,多反馈,有效消除各类潜在风险。

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