员工离职,HR需做好哪些事?你真的知道吗?

2021年11月26日 231次浏览


办离职,是每位HR常经手的一件事。
不过,这件小事没做好,却可能给公司和身边人惹上意想不到的麻烦。
最近,“女子辞职前骗走同事200万”的新闻上了热搜,吸引到超2亿人围观。
据说这位老员工入职10多年,某天突然离职。等HR为其办完离职手续,才发现公司同事私下被她借了近200万。
离职后该员工玩失联,众人追讨无门,只能报警求助…
其实按常规流程走,正式员工提离职需提前30天,HR正常办完手续至少也要10天半个月。

而且离职审批涉及多个部门,就算对方真打算卷了钱马上走,此前不可能没有一丝风吹草动。但这则新闻里,被借款的同事似乎完全不知情。

是HR办离职的速度太快,给了对方可趁之机?还是借款人瞒得太好,一群人统统被耍了?

真相如何,我们不得而知。不过这事的确给HR办理离职手续敲响了警钟:

离职没处理好,留给公司的不止是麻烦,还可能是随时会引爆的雷。

 

离职时,以下几件事HR需做好

那员工离职时,HR需要做好哪些工作呢?根据小鲸鲸的观察,可以主要概括为以下几点:
资源回收
比如收回重要的公司账号、权限、门禁、办公用品、工牌等。
回收这类资源,一来可以有效杜绝公司财产流失,二来也可以避免公司名义、重要职权、资源被盗用、滥用、冒用。
对于重要账号权限,为了避免早前可能已泄露的风险,建议在回收账号密码后,及时修改密码、换绑或强化验证。无需再使用的账号,可以集中注销。
虽然,这些账号权限、物品归属可能和HR不直接相关,但完成回收工作,并及时提醒和汇报给业务部门,做好风险管控,却是专业HR的必备素养。
财务结算
这里的财务结算,并不一定指:办理好离职的当天,就结算好工资。
但在员工签署离职协议时,提前核算好相应的应发工资、加班节假日工资、代通知金、社保公积金未足补偿、赔偿金、年终奖、报销款等,并书面确认,非常有必要。
至于离职工资什么时候发放?按《工资支付暂行规定》第9条:
劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时,用人单位应在解除或终止劳动合同时一次付清劳动者工资。
实际上,因为离职日期可能和工资发放日并不重合,或者资金周转问题,需要延期发放,也是OK的。
不过前提是:双方协商约定好时间,越快越好。一般情况下,延期发放不会超过一个工资支付周期。
对于存在欠款却计划离职的员工,HR尤其需要注意。
一来,员工离职后追款难,如果离职时该员工存在欠款问题,而HR没有核实、追款到位,到时第一个背锅的就会是自己。
二来,欠款和财务结算密切相关,存在遗漏,势必影响结算。
即便是同事间的财务纠纷,秉着对公司负责,对同事负责的原则,HR也有必要提前了解,及时通知到位,以便减少不必要的损失。
协议签署
主要包括员工离职协议、保密协议、竞业协议等。
需要小声提醒的是:竞业协议生效的前提,是在与约定时间内,企业方有支付相应的竞业限制补偿。
如果只有竞业限制,却没有对应补偿,协议内容往往是不作数的。

当双方正式解除劳动关系,建议HR当天就开具离职证明,尽量别拖延或拒绝开具。
因为根据《劳动合同法》第50条:
用人单位应在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明。
拒绝开具,不仅不合理,也不合法。
遇上离职员工还因此再就业受阻,期间产生的费用或经济补偿,还需要原单位一力承担,直接相当于给个人及公司添堵。
另外,对于已解除或终止的劳动合同,HR也应该妥善保存至少2年备查。
这不仅是对公司的负责,也能有效避免员工离职后,再生出什么幺蛾子。
工作交接
这点大部分HR在办理离职手续时,不容易漏,但往往可能没做好。

比如明确岗位的职责和分工,提前做好继任者或替补者的培养扶持工作,确保员工离职后,交接人能顺利接手工作。

根据交接人现有的工作量和绩效表现,评估是否需要招聘新人?如果需要,需要多少预算,多快到岗?能否优先安排内部调岗等。

HR签署离职审批单可能只一秒,但完成这些交接和过渡工作,却可能需要花上不止1个月的时间。



还有这些……
比如在员工离职后,尽快办理社保、公积金参保账户的减员和档案转移。
根据《劳动合同法》,双方解除劳动关系后,应在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转手续。
如果太晚或忘记减员,则很可能出现公司多缴费用,或影响他人入职新单位后的参保问题。
再比如及时更新员工档案,将离职员工的信息封存或删除相应的付款账号等,避免有人恶意使用。
以上几点如果做到位,能为用人单位规避很多不必要的风险。

 

员工离职,HR该不该提前透露?

除了上面提到的,HR在办理员工离职时,其实还有一件很需要做,但往往可能讳莫如深的事:
妥善处理离职+安抚人心
鉴于员工离职对新老员工的触动很大,有时还可能导致人心动荡。很多公司对员工的离职都选择“秘而不宣”。

大家可能从第二天被清空的工位,主动退群的小动作、突然消失的同事邮箱或通讯录,才知道对方已经离职。
但前同事这种悄无声息玩“失踪”的做法和公司明明损失干将,却好像“什么事也没发生”的漠然,反而会加剧人们的猜测,引发更大的恐惧和不安。
更有甚者,很多人会觉得自己所在的是一家没人情、没温度的公司,没必要辛辛苦苦,为它奋斗。
但这种结果,与企业高管和HR选择不公布离职的初衷,显然是事与愿违的。
与其这样,其实还不如一开始就开诚布公,打消大家的疑惑,并送上真挚的感谢和祝福。
比如昔日陆奇卸任百度COO时,掌门人李彦宏亲自发邮件送别,就收获一波好评。
在开诚布公的同时,让交接者提前有心理准备,同时做好人才的培养和招聘工作,能最大化减少核心员工流失可能造成的损失。
另外,内部流动性大时,完善相应的团建和激励机制,做好人心的安抚工作也很重要。
即便是送别宴或欢送趴这样的小仪式,对于安抚人心,赢得在职和离职员工的“好感”,也能起到难以置信的作用。
以上,希望有用~
来源:HR聚乐部

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