谷歌工作法:让你工作效率提升10倍的建议!

2020年09月18日 555次浏览


导语

管理就是两件事,降低成本、提高效率。——彼得·德鲁克

对于教育培训机构来说,提升机构工作效率是增强机构核心竞争力的重要法宝。如何能提高工作效率?让我们来看看世界顶尖的公司谷歌关于办公室工作的一些思考和建议。

01、一次就结束
谷歌为了取得 10 倍的成果 , 「 现在做 」 和 「 现在不做的话那要等到什么时候做 」 的意识非常强 。

「 现在立刻做 」 不等于急着做或者是不考虑优先顺序只做眼前的事情,而是在考虑现状的情况下,绝对不将工作任务延后。

在 Google 中遇到问题时,都是:

【如果现在有必要的话,现在就联系】

【如果现在应该决定的话,现在就决定】

这是让工作没有停顿顺利进行和完成的关键。特别是开会时一定要做出决定,千万不要因为无法当场得出答案就放到以后。

要是因为各种原因暂时无法推进,也一定要给「做出决定」规定期限。

在工作中要是一个人解决不了,可以考虑跟其它人配合行动,立刻向上级汇报。

02、不知道应该怎样做才好要如何行动?
在这种情况下我们仍然能够做到以下三点。

1.将「知道的内容」和「不知道的内容」区分开

 

首先就是将自己「知道的内容」和「不知道的内容」区分开,然后从「知道的内容」开始处理。只要打开一个突破口,接下来就会像多米诺骨牌一样,连之前「不知道的内容」也变得能够处理了。

2.提出问题

在对杂乱无章的「不知道的内容」进行整理时,「提问」必不可少。

在不知道原因与结果的时候,适当地提出「什么是最本质的问题」「究竟发生了什么」之类的问题并逐渐推进解决问题的进程非常重要。

3、留出时间

遇到不知道该怎么处理的问题的时候,不妨放下问题稍微休息一下,或者出去散散步,给自己点时间放松一下也是一个解决问题的办法。

思考这个问题,也应该从能解决的部分开始,至于其他的部分只要明确问题所在就好。留出时间

03、直接见面最有效率!
邮件无法实现完美的沟通和交流,还会拖慢工作的节奏。

有时候来来回回发好几次邮件也没搞清楚对方的意图,双方迟迟无法达成一致。这种情况下直接见面是最好的解决办法。

最方便的方法就是视频通话,直接沟通。

04、给「尽快」规定一个期限
在大家的工作之中一定有很多「没有期限的工作」。

有时候工作不能当场做完,很多人都习惯用「尽快做完」为借口将工作延后。

但「尽快做完」会带来怎样的后果呢?这个工作会一直留在你的思绪之中,让你无法集中精力去做其他的工作。

可以采用「规定期限,集中精神」的工作方法。哪怕是创意性的工作也同样需要明确时间和期限。

如果不规定一个期限,工作就很容易停滞不前。只有时刻意识到工作的期限,最终才能够取得更好的结果。

05、不要把时间浪费在选择衣服上
不在多余的事情上浪费精力,将注意力都集中在工作上,这样可以更快地完成工作,将余下来的时间用在其他有意义的事情上。

史蒂夫·乔布斯就总是穿着同样的衣服出席发布会,你可以提前把下一周的服装搭配都准备好,在不同场景穿什么衣服,前一晚提前准备好,而不是第二天早上现准备。

只要仔细地观察一下就会发现在日常生活中存在着许多被浪费掉的时间。如果能够将这些时间利用起来,那么不管是工作还是生活,效率都将大幅提高。

06、创意思维的集体智慧
在对大家提出的创意进行筛选并决定最终方案的时候,接下来大家就一边看着这些线索卡,一边对各种组合模式进行思考。线索卡可以散乱地挂在墙壁上,也可以随意地铺在地面上,只要便于大家观看即可。如果能够将会议室内的桌子和椅子都清理出去,创建一个可以自由移动的空间则效果更佳。

「将这两个物品组合在一起,就能够诞生这样的新商品」「如果有一个这样的服务或许会非常方便」「似乎能够实现这样的商业模式」,新商品、新服务、新事业、新的促销方法和广告设计……根据召集来的成员,思考出来的创意也会各不相同,总之只要将大家聚集在一起就肯定能够想出新的创意

为了提高对信息的敏感度,可以准备几个透明的文件袋或者文件夹,然后将各种各样的图片、从杂志和报纸上剪下来的内容、写在纸上的关键词等放在里面。如果没有透明的文件袋或文件夹,用 A4 纸也可以。

脑科学和心理学家阿拉斯塔·普兰提斯指出,人在出现混乱的时候脑波异常活跃,能够连接到位于深层心理与潜意识中的信息。也就是说,通过人为地制造混乱,可以使潜意识活性化,从而更容易思考出新的创意。

几百张线索卡可以有无穷多种排列组合,而且即便是相同的排列组合,在不同人眼中也会有不同的含义。选用实体卡片可以增强视觉刺激,一边动手排列组合一边进行思考,人为地制造混乱迫使大脑快速思考更容易产生灵感。

如果有人想到自认为不错的创意,就将想到的创意写在白板上。大家一边思考一边讨论,然后将创意筛选到两三个。接下来根据科技发展的趋势、行业的动态、实现可能性、成本等因素来进行综合分析,最后选出一个。

有一点需要特别注意,那就是绝对不要将创意中的共同点总结出来。

假设在经过第一轮筛选后剩下 10 个创意。如果在这个时候进入分析模式,找出这些创意中的共同点与规律并决定出最终方案。这种方法很容易失去【灵性】只剩平庸的共性。

07、取得 10 倍成果的方法
以取得 10 倍的成果为目标,可以避免工作停滞不前、一成不变。

因为要想取得 10 倍的成果,必须想出具有革命性的创意才行。而如果每年都保持同样的工作状态,那么别说维持现状了,恐怕所能取得的成果只会越来越少。

要想取得 10 倍的成果,首先必须做的一件事就是「打破束缚自己的条条框框和固有观念」。也就是必须用不同的规则和不同的方法来进行思考。如果继续做和之前一样的事情,不管你多么努力恐怕最多只能取得 2 倍的成果。

只有敢于走出自己的舒适区才能取得更大的成果。

08、活用「20% 规则」
谷歌的「20% 规则」允许员工将工作时间的 20% 用在自己感兴趣的事情上,谷歌新闻、Adsense(谷歌推出的针对发布商的一个互联网广告服务)以及谷歌地图等服务就都诞生于「20% 规则」。

将工作中能学到的东西与影响力进行了整理。

在思考工作优先顺序的时候,应该将时间优先用在「能学到很多东西,而且影响力比较大」的工作上。而「影响力比较大,但能学到的东西很少」的工作因为有很多人愿意做,所以很容易安排出去。通过将这样的工作安排出去,可以将自己的时间都用在「既能学到东西又有影响力」的工作上,最有效地利用时间和人力。

09、用「实物」说话
因为在没有看到实物的时候,人类的大脑很难产生具体的想象,可能程序员制作出来的程序和你要求的完全不同。所以最好事先做一个简单的实物(样品)给对方看看。

这样可以避免双方出现认识的偏差,减少返工的情况,使工作能够顺利进行。

这种方法也同样适用于其他工作。

比如上司给你安排一项任务,在同上司确认过任务细节之后,应该迅速地在纸上画一个草图向上司询问「是这种类型的吗」。上司或者点头同意「没错,就是这种类型」,或者指出问题「这个地方不太对」,然后告诉你正确的内容。这样你可以把握任务的准确内容,在工作中不会做无用功,更不会因为做错而被迫返工,结果当然是提高了工作的效率。

在找别人讨论之前将想要讨论的内容总结在一张 A4 纸上,然后让对方根据其中的内容提出意见,这样可以更快地进入下一个阶段。

哪怕只是简单地将「① 有什么原因,② 到什么时候为止,③ 想要做什么」等内容总结出来也可以,有实物和没实物会使后续的工作产生截然不同的结果。所以大家在工作中也请时刻牢记用「实物」说话。

10、「上司的使用方法」
● 自己能解决的事情请自己解决。

● 不要只带着问题来找我,同时还要带来解决办法。

● 遇到无法解决的问题,请告诉我你需要什么(比如需要建议、决定,还是需要我出面动用权限)。

11、你的人际圈将改变你的人生
与什么样的人交往,不管在工作上还是生活上都拥有非常重要的意义。

总是一个模样、和过去相比完全没有任何变化的人,几年见一次面就足够了。

总是在同行业的圈子中转来转去,无法更进一步拓宽自己的人脉。

多结识一些成功人士,构筑起自己的人际关系网络,不仅可以使自己的人生变得更加丰富,对工作的发展也颇有好处。

对于初见面的人来说,只有你表现出热情、平等的态度,对方才能心情舒畅地和你交流。

特别是重要人物,最好开门见山直奔主题。先设想「对方的课题 (对方有兴趣的内容)」,然后根据课题内容提问。

以人际关系为例。对我来说,与「熟识的人」相比「新认识的人」优先度更高,与「新认识但变化不多的人」相比「新认识并且不断改变自己的人」优先度更高。

在交换名片之后会立刻给对方发送信息或者邮件的人只有 1%。

发邮件不要只发礼貌性的问候邮件,这样的邮件无法给对方留下深刻的印象,所以必须给对方提供一些有用的信息。

当你为对方着想而采取行动时,就会自然而然地对对方产生尊重之情。而尊重是相互的,你尊重他人,他人也会尊重你。通过这样的行为加深人际关系,到了关键时刻一定能够派上用场。

也就是说,首先要竭尽全力给对方留下印象。因为你需要对方,但对方不一定需要你。所以要想让对方和自己建立起联系,必须让对方知道和你成为朋友会有哪些好处。

12、应该学习的不是知识而是经验
谷歌认为「应该学习的不是知识而是经验」,所以与研修相比,谷歌更重视员工相互之间的学习

比如想学习投资相关的知识,那么首先上网搜索与投资基础知识相关的内容,了解一下关键词,然后去找对投资十分了解的人直接询问自己想知道的事情,这样更有效率。而且在绝大多数情况下,通过这种方式获取的知识就足够了。

最高效的做法是直接向对方询问自己现在所需的知识。这样可以更快地将知识点运用在工作上,况且自己根本没必要掌握那些不知何时就会改变的知识。

遇到不明白的事情先「谷(bai)歌(du)」。这已经成为当今时代学习的基本原则。

询问也要遵守一定的规则。不要做伸手党。

向别人询问的时候,一定要提出自己的假设。

比如上司让你负责一个你从没接触过的项目,那么首先应该上网检索一下相关的信息,然后思考出一个大概的方法。在此基础之上,找个对该项目比较熟悉的人进行询问:「我第一次做这项工作,像这样做可以吗?」

对于已经做了前期准备的人,谁都会认真地给予回答和帮助的。甚至还可以站在对方的立场上思考来提问。

13、留出关闭电脑的时间
比如在召开视频会议之前先用一分钟左右的时间来进行冥想。在这一分钟里,所有人都关上电脑,将注意力都集中在自己的呼吸上,安静地坐在座位上。

闭不闭眼睛都可以,只要注意呼吸和放松身体即可。

虽然只是这样一个非常简单的行动,却可以极大地改变会议的效果。因为通过正念冥想之后,所有人都可以将自己的精力集中在当前的会议上。

将同时进行多项工作的时间与集中精力做一项工作的时间和进行重要交流的时间区分开。

当你集中精力做一项工作时,屏幕上只显示与之相关的内容。比如在制作报告书的时候,电脑屏幕上只显示相关的资料、检索的信息以及制作报告书的软件。

即便公司里没有专门的休息室,但为了让自己能够以一个最佳的状态进行工作,还是应该下意识地通过小憩、吃零食和散步来放松一下。

人在处于疲惫状态的时候判断力会下降,如果不得不通宵工作,那么在感到困倦的时候最好睡上 5~10 分钟,这样工作反而会更快完成。

来源:HR从菜鸟到精英

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