企业第三视角——办公室聊天该不该管?

2012年04月16日 77242次浏览

    最近,腾讯推出了一款企业即时通讯软件,在网络上掀起了轩然大波。仔细对这款软件进行分析的话,无非是将之前推出的过气产品进行了再包装,但腾讯在推广过程中强调可以利用该软件监控员工的聊天记录,这引发了许多网民的强烈不满。



    许多白领在网上抗议该软件鼓励侵犯员工的隐私,集体进行抵制。笔者认为腾讯这种做法确有不妥,但也属于“好心干坏事”,因为办公室聊天也确实是一个老生常谈的问题,相信许多HR或者行政都被这个问题困扰过。笔者从事HR这么多年也总结出关于办公室聊天的几点看法,今天就和众位HR同仁聊一下。



看点一:办公室“聊天”,公司效率的杀手



    员工上班一个个看上去都很忙,键盘敲得啪啪响,到月末考核的时候业绩却一个比一个差,这样的怪现象每一个HR应该都曾经遇到过。究其原因,无非是员工在上班时间耗用了大量的精力在“聊天”上,造成真正花在工作上的时间逐渐减少。有些员工甚至一上班就聊天,聊腻了干点活“调剂”一下,然后继续聊。这不能不说是企业的悲哀,这样的工作根本毫无效率可言。



    办公室聊天本无可厚非,现代企业必须时刻与外界交流来获取信息、完成业绩,但员工在上班时间过度沉迷于QQ、MSN等个人聊天工具,就使得工作过于娱乐化。这种低效的办公方式极大的浪费了企业的资源,如果不及时加以监管,企业将为此付出沉重的代价。

           

看点二:“净化”办公室聊天代价几何?



    值得庆幸的是,许多企业已经逐渐意识到办公室私聊问题的严重性。同时,随着企业信息化的深入,企业可以通过一些信息化手段,对办公室聊天进行“净化”,让影响工作效率的私聊彻底走出办公室。



    按照我的看法要真正净化办公室沟通环境,主要有以下两种方法:

监视、封杀——通过网管软件对办公室聊天的监视,或者更直接的“壮士断腕”,全盘封杀QQ、MSN等个人聊天工具。



    这种做法属于最传统的管理方法,优势在于效果好,对于员工的威慑力强。但缺点同样明显,封杀聊天工具本身就会对企业沟通造成很大的影响,颇有“拆东墙、补西墙”的味道。

使用办公室聊天工具——用办公室聊天软件代替个人聊天工具,在不影响企业沟通效率的情况下,实现对私聊现象的有效监管。



    这种方法因其便捷和可管理性,已经被越来越多的企业所接受。但目前许多此类软件都采用套装软件购买模式。对于企业来说,花上至少好几万来购买软件和搭建服务器,再加上后期不断上升的维护成本,代价好像有些太高了!



看点三:HR如何管出威信,管出效率?



    以上两种方法,在“净化”办公室聊天方面都有不错的效果,但局限性同样明显。作为HR,应该从全局的角度,选择最有利于企业的解决方案。在此,我将我公司的实施方案提供给大家做个参考。

   

    调查阶段:我公司通过员工民意调查发现,许多员工在沟通发面的需求完全可以由办公室聊天软件替代,同时员工对于监视聊天记录等方法较为反感,因此我们确定了选择办公室聊天工具进行沟通的基本方案;



    选型阶段:考虑到市场上办公室聊天软件的高昂价格,加上我公司之前并没用使用过同类软件,所以希望找一款免费软件先进行试用,所以通过百度搜索关键词“免费办公室聊天软件”。最终选定了“全免费、注册即用”的imo进行试用;



    实施阶段:将选型结果和IT分享,得到肯定的答复后开始进行使用。因为imo采用云计算技术,所以无需购买软件和部署服务器。由IT登录官网注册账号,在imo上根据公司层级建立组织,随后便开始由人力资源部向全公司发放账号,员工自行下载imo后登录即可使用。



    效果分析:



1、公司用上imo办公室聊天软件后,上班时间聊天的现象有了明显的改观,公司的沟通环境等到了有效净化。



2、imo具有一目了然的组织结构树,所有员工信息都显示在组织结构树上,使得员工之间的沟通和协作效率得到了提升。



3、除了满足日常沟通需求外,imo自带的电子公告、电子投票、电子白板、远程协助等办公功能也非常受员工欢迎,为公司业务运转提供了一定的助力。



4、imo还有企业短信、电子传真等增值功能,满足企业更高端的沟通需求。

   

    可以说,我们公司这套办公室聊天管理方案的实施还是比较成功的,在避免私聊问题的同时还加强了公司内部的沟通效率,老板和同事都对这全新的沟通模式感到非常满意。



    值得一提的是,这套方案完全没有为公司带来任何成本负担,这也让我得到了公司领导的极大肯定,希望通过我公司的案例能为各位同仁的管理提供一些思路。

   

 

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